ASSOCIAZIONE GEMELLAGGI
e
RAPPORTI INTERNAZIONALI “ADRIANO GUERRINI” Lugo (Ravenna)
REGOLAMENTO INTERNO
PREMESSA
Il Regolamento applicativo ha lo scopo di fornire, nel rispetto dello spirito associativo, una interpretazione autentica, ove necessario, dello Statuto stesso dell’Associazione, precisandone gli adempimenti procedurali ed esecutivi, laddove la norma si limiti ad enunciare il principio; laddove l’articolo statutario è espresso con chiarezza, non solo nell’enunciato, ma anche nella sua applicazione, nel Regolamento sarà semplicemente riportato il numero dell’articolo ed il suo titolo, questo ai fini di mantenere una corrispondenza di numerazione tra gli articoli statutari e quelli del Regolamento.
Le infrazioni o le inadempienze allo Statuto o al presente regolamento, possono essere segnalate in forma scritta da un socio al consiglio direttivo che ha il dovere di rispondere o prendere provvedimenti entro 60 giorni di calendario dalla data di ricevimento.
ART. 1
DENOMINAZIONE E SCOPO DELL’ASSOCIAZIONE
Vedi Art. 1 dello Statuto
ART. 2
COMPITI ISTITUZIONALI DELL’ASSOCIAZIONE
Vedi Art. 2 dello Statuto
IN AGGIUNTA:
– L’Associazione non essendo istituzionalmente una proiezione operativa dipendente dall’Amministrazione Comunale, non è responsabile delle scelte e degli orientamenti di fondo dei Gemellaggi e dei vari Patti Internazionali, dei quali rimane sempre unico responsabile il Comune di Lugo come descritto dal suo “Regolamento per il gemellaggio con città estere” (Del. C.C. n. 89/31.08.2000). L’associazione, e di conseguenza i suoi membri, non svolgono attività istituzionale salvo eventuali deleghe scritte concesse dal Comune di Lugo.
Enunciazioni di principio
Al fine di uniformare la conoscenza dei Soci in merito al significato e perimetro di intervento dell’Associazione, vengono di seguito definiti i concetti DI PRINCIPIO, FERMO RESTANDO CHE LA COMPETENZA DELLA GESTIONE E’ UNICAMENTE DELLA MUNICIPALITA’:
Gemellaggio
– La gestione del Rapporto di Gemellaggio tra due città si effettua mediante un processo di progressivo “avvicinamento”, le cui fasi sono dettate da procedure ed accordi internazionali;
– Il Gemellaggio costituisce formale attestazione di relazioni privilegiate fra città di diverse Nazioni finalizzato all’intensificazione di rapporti culturali, sociali, sportivi, politici, turistici, culturali, commerciali, artigianali e industriali con costante riferimento ad una azione comune per la pace, solidarietà, l’incontro fra i popoli e la salvaguardia dei diritti umani;
– Il Gemellaggio è stipulato, di norma, con città che hanno caratteristiche similari ALLE DUE CITTA’, per complementarietà di tradizioni, di attività economiche e turistiche, affinità culturali, produttive ed industriali, unite da particolari legami di fatto significativi e duraturi istauratisi nel tempo tra le due realtà.
Patto di Amicizia
Il Patto di Amicizia è un atto formale di reciprocità con realtà territoriali che, per le particolari caratteristiche geografiche e politiche, rende opportuno:
a) istituzionalizzare un rapporto permanente di alto valore e significato, ispirato al sostegno per l’autentica libertà dei popoli, la salvaguardia dell’identità etnica, religiosa, culturale, linguistica, storica;
b) prefigurare una particolare continuità di rapporti preparatori alla conseguente fase del Gemellaggio.
Patto di Fratellanza
Il Patto di Fratellanza costituisce atto formale di reciprocità con realtà territoriali che per le particolari caratteristiche geografiche e politiche rendono opportuna l’istituzionalizzazione di un rapporto permanente di alto valore e significato ispirato al sostegno per l’autentica libertà dei popoli, la salvaguardia della identità etnica, religiosa, culturale, linguistica, storica.
Relazioni tra l’Associazione e la Municipalità
Le attività dell’Associazione richiedono un stretto legame con l’amministrazione Comunale.
Queste relazioni, al fine di poter operare per conto della Municipalità potranno essere definite tramite la stipula di una CONVENZIONE fra la Municipalità e l’Associazione stessa, la quale definirà:
– le responsabilità rispettive delle Parti;
– le modalità di resoconto delle attività svolte da entrambe le Parti;
– le modalità di supporto economico e di utilizzazione dei fondi pubblici per iniziative europee ed internazionali.
ART. 3
MEMBRI DELL’ASSOCIAZIONE
Vedi Art. 3 dello Statuto
IN AGGIUNTA:
– I Membri dell’Associazione prestano la loro opera gratuitamente e non hanno diritto ad alcuna forma di retribuzione, sia diretta che indiretta.
Tipologia Soci
I Soci che compongono l’Associazione si distinguono in:
– Soci ORDINARI – sono tutti coloro che sono iscritti all’Associazione e sono in regola con i versamenti delle quote annuali: sono persone fisiche o giuridiche, o Enti pubblici e privati, che, accolti come soci, si impegnano a rispettare le norme dello Statuto, del presente Regolamento e le delibere degli Organi Sociali.
La qualifica di Socio Ordinario viene acquisita compilando e sottoscrivendo il modulo di adesione all’Associazione e pagando contestualmente la quota associativa annuale.
I Soci Ordinari mantengono la loro qualifica negli anni successivi versando la quota annua nella misura determinata annualmente dal Consiglio Direttivo.
Soci ONORARI – sono tutte quelle persone che il Consiglio Direttivo, ha deliberato di considerare appartenenti all’Associazione per meriti o motivi “speciali” e che si sono particolarmente distinte nel promuovere gli obiettivi dell’Associazione.
1. non hanno obbligo di versamento della quota annuale.
Diritti dei Soci
- Tutti i Soci hanno diritto di eleggere gli organi sociali e di essere eletti negli stessi, purché in regola con il versamento della quota associativa annuale;
- Essi hanno diritto di essere informati sulle attività dell’Associazione e di prendervi parte alle condizioni stabilite.
Doveri dei Soci
I Soci sono tenuti:
a) a mantenere aggiornati i dati anagrafici e informativi forniti al momento dell’iscrizione;
b) al pagamento della quota sociale annua, come deliberata dal Consiglio Direttivo;
c) all’osservanza dello Statuto, del presente Regolamento Interno e delle deliberazioni prese dagli Organi Sociali;
d) a presenziare alle Assemblee Associative;
e) a supportare, con proposte e con la propria presenza, le iniziative dell’Associazione;
f) Il Socio deve tutelare l’immagine ed il buon nome dell’ Associazione.
Rimozione dallo status di Socio
La qualifica di Socio Ordinario si perde:
a) in caso di mancato versamento della Quota Sociale Annuale entro il 31 dicembre;
b) in caso di espulsione o radiazione.
I Soci possono essere espulsi o radiati per i seguenti motivi:
1) quando non ottemperino alle disposizioni dello Statuto e del presente Regolamento o alle delibere prese dagli Organi Sociali;
2) quando in qualunque modo arrechino danni morali o materiali all’Associazione.
Le espulsioni e le radiazioni previste ai punti 1 e 2, saranno decise dal Consiglio Direttivo, a maggioranza assoluta dei suoi Membri e deliberate dall’Assemblea dei Soci.
La proposta di esclusione può essere fatta da un qualunque Consigliere e viene messa all’ordine del giorno della prima riunione utile.
Dell’apertura di qualsiasi procedimento di esclusione deve essere data immediata comunicazione scritta all’interessato, da parte del Presidente.
Recesso di un Socio
– Il Socio può recedere dall’Associazione mediante comunicazione scritta al Consiglio Direttivo.
ART. 4
DOMANDA ISCRIZIONE
Vedi Art. 4 dello Statuto
IN AGGIUNTA:
a) Il Modulo di adesione/iscrizione all’Associazione è da compilare solo al momento della prima iscrizione. Se un anno non viene pagata la quota associativa, l’anno successivo si deve ricompilare il modulo di adesione/iscrizione.
b) Copia dello Statuto e del Regolamento Interno saranno disponibili alla consultazione dell’aspirante Socio e dei Soci, in forma cartacea presso la Sede Operativa ed in forma elettronica sul sito dell’Associazione: https://www.lugogemellaggi.net
c) Il Socio può richiedere la variazione dei propri dati alla Segreteria del Consiglio, che provvederà ad aggiornare l’Elenco Soci.
d) A decorrere dalla data in cui il Socio ha versato la Quota questi viene considerato Socio a tutti gli effetti con tutti i diritti e gli obblighi derivanti.
e) Per tutti i Soci, qualunque sia stata la data di iscrizione all’Associazione, la validità dell’appartenenza scadrà il 31 Dicembre dello stesso anno.
Figli minorenni di Soci
I figli minorenni di uno dei genitori regolarmente iscritto e quindi già Socio, hanno diritto, d’ufficio, a frequentare i locali dell’Associazione, partecipando alle attività dell’Associazione stessa, con proposte da sottoporre al Consiglio Direttivo, comunque previa autorizzazione e firma autografa del genitore Socio.
Iscrizione come Soci Onorari
Il Socio Onorario è nominato unicamente dal Consiglio Direttivo; è iscritto automaticamente senza presentare domanda, deve però fornire i propri dati anagrafici, non ha l’obbligo di pagare la Quota Sociale, può parlare e proporre durante le assemblee, ha diritto di voto ma non può essere eleggibile.
ART. 5
TESSERAMENTO
Vedi Art. 5 dello Statuto
ART. 6
PATRIMONIO SOCIALE
Vedi Art. 6 dello Statuto
ART. 7
RENDICONTO ANNUALE
Vedi Art. 7 dello Statuto
ART. 8
ASSEMBLEA
Vedi Art. 8 dello Statuto
ART. 9
CONVOCAZIONE ASSEMBLEA
Vedi Art. 9 delle Statuto
IN AGGIUNTA:
– L’Assemblea può essere Ordinaria o Straordinaria;
– E’ Straordinaria quella convocata per la modifica dello Statuto e lo scioglimento dell’Associazione;
– E’ Ordinaria in tutti gli altri casi;
– L’Assemblea, tanto Ordinaria che Straordinaria’ è convocata dal Presidente dell’Associazione e in sua assenza dal Vice Presidente;
MODALITA’ DI CONVOCAZIONE
LE CONVOCAZIONI DI ASSEMBLEA ORDINARIA E/O STRAORDINARA DOVRANNO ESSERE EFFETTUATE AI SOCI preferibilmente in forma cartacea o telematica.
ART. 10
VALIDITA’ ASSEMBLEA e VALIDITA’ VOTAZIONE
Vedi Art. 10 dello Statuto
Art. 11
MODALITA’ DI VOTAZIONE
Vedi Art. 11 dello Statuto
In AGGIUNTA:
Ogni socio ha diritto ad un voto, esercitabile anche mediante DELEGA regolarmente FIRMATA dal Socio assente, DA PRESENTARSI AL SEGRETARIO PRIMA DELLA ASSEMBLEA.
Sono previste due modalità di voto:
– PALESE: Il Presidente enuncia il quesito della votazione e richiede la preferenza dei soci per alzata di mano.
Il Segretario procede al conteggio che è comunicato al Presidente, il quale provvede immediatamente a dichiarare l’esito della votazione.
– SEGRETA: Vengono preparate delle schede per la votazione. Ciascuna scheda deve contenere il quesito della votazione ed eventualmente enumerare le possibili scelte.
Il Segretario provvede a consegnare una scheda ad ogni socio (salvo voto per delega). Le schede vengono raccolte dal Segretario che procede allo spoglio pubblico e al conteggio.
Il Presidente dichiara, infine, immediatamente l’esito della votazione.
ART. 12
PRESIDENZA DELL’ASSEMBLEA e VERBALE
Vedi Art. 12 dello Statuto
IN AGGIUNTA:
Una copia del verbale, firmato dal Segretario e dal Presidente, viene conservato in archivio nella sede sociale dell’Associazione, allegando la lista dei nominativi dei soci presenti.
ART. 13
ORGANI E CARICHE
Vedi Art. 13 dello Statuto
Art. 14
CONSIGLIO DIRETTIVO
Vedi Art. 14 dello Statuto
IN AGGIUNTA:
Come inserito all’Art. 8 p.2, la validità del C.D. è di 3 (tre) anni dal giorno della nomina da parte dell’Assemblea.
Riunioni del CONSIGLIO Direttivo
Il Consiglio Direttivo si riunirà validamente con la maggioranza dei suoi componenti e le decisioni si riterranno assunte con il voto favorevole della maggioranza dei membri presenti.
Le riunioni del Consiglio Direttivo devono avere cadenza almeno TRIMESTRALE.
Quanto verbalizzato durante le riunioni dal/la Segretario/a deve essere riportato in forma cartacea, per l’approvazione immediata o in occasione dell’incontro successivo, firmato da questi e dal Presidente e riposto nell’archivio dell’Associazione. In caso di assenza del/la Segretario/a, il VERBALE dovrà essere redatto da un sostituto nominato dal Presidente.
ART. 15
ELEZIONE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
Vedi Art. 15 dello Statuto
IN AGGIUNTA: Regolamento Elettivo
L’Assemblea Elettiva, come primo atto costituisce l’Ufficio Elettorale, composto da un Presidente e da due scrutatori, di cui uno con funzioni di verbalizzante; essi sono eletti fra gli aventi diritto al voto, ma non debbono figurare tra i candidati.
Le schede di votazione devono essere timbrate con il timbro sociale e firmate dal Presidente dell’Ufficio Elettorale.
Possono votare tutti i Soci in regola con il versamento della quota sociale dell’anno in corso, ogni Socio può avere massimo una delega firmata di altro Socio anche lui in regola col versamento.
Il Socio si presenta all’ufficio elettorale munito, se non conosciuto, di documento di identità, gli verrà consegnata la scheda, due in caso di delega valida.
Sulla scheda si può segnare il nome e cognome del candidato o l’eventuale numero di corrispondenza.
Segni diversi, cancellazione o altro, rendono il voto non valido.
Ogni elettore dopo aver votato inserisce la scheda nell’apposita urna (contenitore idoneo a contenere il quantitativo di schede) deve apporre la propria firma sull’apposito elenco dei votanti, anche in corrispondenza di eventuale delega di cui sia in possesso.
Nelle operazioni di scrutinio intervengono le norme di legge, in vigore al momento, circa la validità o meno del voto risultante sulle schede votate.
Risultano eletti i candidati che abbiano riportato più preferenze; in caso di parità, prevale il candidato che vanti la maggiore anzianità di adesione all’Associazione Gemellaggi; in caso di ulteriore parità, si procede per sorteggio.
I non eletti, nell’ordine, potranno sostituire gli eletti in caso di successive surroghe.
Al termine dello spoglio dei voti il Presidente dell’Ufficio elettorale dà lettura degli eletti al Consiglio.
Di tutte le operazioni di scrutinio deve essere redatto apposito Verbale, sottoscritto dagli scrutatori, unitamente all’elenco dei presenti deve essere allegato al Verbale dell’Assemblea.
Il Consiglio Direttivo eletto, nella seduta di insediamento, ordinariamente da effettuarsi, nella stessa sede, dopo la proclamazione degli eletti, o comunque entro massimo una settimana, provvede ad eleggere al proprio interno le varie cariche sociali Presidente, Vice Presidente, Segretario, Tesoriere. Le votazioni devono essere effettuate a scrutinio segreto mediante scheda.
Per l’elezione dei componenti il Consiglio Direttivo si procede nei seguenti modi:
a) se ci sono candidati conosciuti prima dell’inizio dell’Assemblea
1) Ogni candidato da eleggersi nel Consiglio deve già avere pagato la quota associativa prima di sottoscrivere la propria candidatura, che deve essere consegnata alla Presidenza almeno 5 giorni prima dell’Assemblea elettiva.
2) La candidatura deve essere formalizzata su carta e firmata.
3) Ogni altra forma di presentazione viene automaticamente considerata nulla.
4) La disposizione delle candidature sulle schede viene stabilita secondo l’ordine alfabetico dei candidati.
5) A seconda delle adesioni ricevute l’Assemblea Soci stabilirà quanti dovranno essere i nominativi minimi/massimi da votare
6) L’elettore dovrà segnare sulla scheda una croce in corrispondenza del numero di riferimento o del cognome dei candidati prescelti
b) se non ci sono candidati conosciuti prima dell’Assemblea
1) Si predispongono delle schede con 15 righe
2) In Assemblea si prendono delle adesioni che vengono scritte su un cartellone, nel caso in cui non si candidi nessuno, sono eleggibili tutti i Soci Ordinari in regola con il tesseramento dell’anno in corso.
3) A seconda delle adesioni ricevute l’Assemblea Soci stabilirà quanti dovranno essere i nominativi minimi/massimi da votare, nel caso in cui non ci siano adesioni, il numero è stabilito i base al numero dei soci.
4) L’elettore dovrà segnare sulla scheda il Cognome, in caso di omonimia Cognome e Nome, oppure il numero di riferimento dei singoli candidati che intende votare
Il Presidente in carica potrà essere rieletto nel seguente mandato triennale, ma non più di due mandati consecutivi.
Il Presidente in scadenza, potrà invece essere eventualmente rieletto dopo il mandato del suo successore, restando invece valida la possibilità di essere eletto nel nuovo Consiglio Direttivo con altra carica.
Gli altri componenti il Consiglio Direttivo (Vice presidente, Segretario, Tesoriere e Consigliere) potranno essere rieletti nei mandati successivi al loro, senza interruzione alcuna.
ART. 16
DECADENZA DI MEMBRI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
Vedi Art. 16 dello Statuto
Per completezza:
– per assenza (più di 3 consecutive senza RITENUTA valida giustificazione DA PARTE DEGLI ALTRI COMPONENTI IL COMITATO)
– per richiesta motivata da parte di più di 2/3 dei Soci
– per aver svolto attività personali, anche in contrasto all’interesse dell’Associazione, contrarie ai principi dello Statuto ed al Regolamento.
I Consiglieri decaduti o dimissionari verranno surrogati coi primi dei non eletti. Nel caso questo non sia più possibile per mancanza di sostituti, se:
1- il Direttivo ricade ancora entro il numero minimo previsto da Statuto, l’attività del Consiglio prosegue sino alla seguente Assemblea nella quale si provvederà ad eleggere i Consiglieri mancanti.
2- È venuta a mancare la maggioranza dei Consiglieri quelli rimasti devono provvedere, entro massimo 30 gg, alla convocazione dell’Assemblea Soci per l’elezione di un nuovo Consiglio Direttivo.
ART. 17
PRESIDENTE e VICE-PRESIDENTE
Vedi Art. 17 dello Statuto
ART. 18
TESORIERE
Vedi Art. 18 dello Statuto
ART. 19
SEGRETARIO
Vedi Art. 19 dello Statuto
ART. 20
SCIOGLIMENTO DELL’ASSOCIAZIONE
Vedi Art. 20 dello Statuto
ART. 21
MODIFICHE ALLO STATUTO E AL REGOLAMENTO
Vedi Art.21 dello Statuto
IN AGGIUNTA:
- La competenza a modificare lo Statuto in tutto o nelle sue parti è riconosciuta all’Assemblea Straordinaria.
- Qualora si presenti un contrasto tra le norme statutarie e le leggi vigenti, hanno valore prioritario le leggi dello Stato e gli adeguamenti sono di competenza dell’Assemblea.
- Le proposte di modifica dello Statuto devono essere portate a conoscenza dei Soci almeno due mesi prima che avvenga l’Assemblea.
- Le modifiche del presente Regolamento possono essere richieste dal Presidente o dalla maggioranza dei membri del Consiglio Direttivo o da al meno 10 soci; la sua approvazione è di competenza del Consiglio Direttivo.
ART. 22
SPESE E RENDICONTAZIONE
Spese rimborsabili
Le spese che l’Associazione sostiene per svolgimento delle proprie funzioni devono essere preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo e siglate dal Tesoriere, che ne assume le responsabilità, come da Statuto.
Sono ritenute rimborsabili solo le spese previste e preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo (Presidente e o Tesoriere), per le quali venga prodotta la seguente documentazione dal socio richiedente:
– scontrini , ricevute fiscali e fatture;
– pedaggi autostradali, ricevute di mezzi di trasporto;
– rimborsi per carburante automobile: secondo tabella ACI.
Per usufruire del rimborso spese, gli aventi diritto dovranno presentare al Consiglio Direttivo il modulo di rimborso spese (predisposto dal Consiglio stesso) con allegata la documentazione necessaria.
Il Modulo di RIMBORSO spese e tutti gli allegati saranno conservati per il tempo previsto dalla legge dal Tesoriere per il resoconto annuale e per tutte le verifiche necessarie.
Rendicontazione di cassa (Trimestrale)
La gestione della cassa è a cura del Tesoriere.
Questi conserva un registro delle entrate e delle uscite, con le relative documentazioni. il registro può anche essere a fogli mobili se fatto elettronicamente.
La prima settimana del MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE, il Tesoriere invia un rendiconto ai membri del Consiglio Direttivo.
E’ sufficiente che il rendiconto contenga il totale delle entrate e delle uscite e l’ammontare del fondo cassa.
ART. 23
SEDE ASSOCIATIVA
La sede sociale è ubicata in Piazza dei Martini nr. 1, mentre quella operativa dell’Associazione è situata in Lugo, Via Cento nr. 46, dove vengono conservati a cura del Presidente i documenti associativi (Atto costitutivo – Statuto – Regolamento).
A cura del SEGRETARIO:
– l’Elenco Soci,
– le convocazioni e i verbali delle Assemblee dei Soci , CON ELENCO DEI PARTECIPANTI,
– le convocazioni e i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo,
– tutti i documenti prodotti dall’Assemblea e dal Consiglio Direttivo.
A cura del TESORIERE:
– la documentazione dei rimborsi spese e delle spese dell’Associazione,
– i bilanci di Previsione e Consuntivi dell’Associazione,
– copie delle ricevute emesse per il Tesseramento dei Soci e per Contribuzioni Liberali, le eventuali fatture.
Nella Sede operativa non sono ammessi incontri di persone non aventi finalità ed obiettivi Statutari , salvo autorizzazioni particolari del proprietario dei locali.
Per ragioni di sicurezza è costituto il registro delle persone che detengono le chiavi di accesso e sarà aggiornato dal Segretario.
ART. 24
VARIE
Logo dell’Associazione
I Soci, nello svolgimento della loro attività per l’Associazione, possono adottarne il marchio, riportato qui di seguito, solo nel caso di documentata autorizzazione da parte del Consiglio Direttivo. Il suddetto marchio non può essere riprodotto, esposto al pubblico e diffuso a terzi senza preventiva autorizzazione del Consiglio Direttivo.
Il presente Regolamento Versione Revisione 01
approvato dal Consiglio Direttivo nella riunione del 02 marzo 2015
entra immediatamente in vigore.
