“ASSOCIAZIONE GEMELLAGGI  e RAPPORTI INTERNAZIONALI ‘ADRIANO GUERRINI’ -APS

Lugo (Ravenna)

 REGOLAMENTO INTERNO

PREMESSA

Il Regolamento applicativo ha lo scopo di fornire, nel rispetto dello spirito associativo, una interpretazione autentica, ove necessario, dello Statuto stesso dell’Associazione, precisandone gli adempimenti procedurali ed esecutivi, laddove la norma si limiti ad enunciare il principio; laddove l’articolo statutario è espresso con chiarezza, non solo nell’enunciato, ma anche nella sua applicazione, nel Regolamento sarà semplicemente riportato il numero dell’articolo ed il suo titolo, questo ai fini di mantenere una corrispondenza di numerazione tra gli articoli statutari e quelli del Regolamento.

Le infrazioni o le inadempienze allo Statuto o al presente regolamento, possono essere segnalate in forma scritta da un socio al consiglio direttivo che ha il dovere di rispondere o prendere provvedimenti entro 60 giorni di calendario dalla data di ricevimento.  

ART. 1 – DENOMINAZIONE E DURATA

Vedi Art. 1 dello Statuto

IN AGGIUNTA:

SEDE ASSOCIATIVA

La sede sociale è ubicata in Piazza dei Martiri nr. 1, mentre quella operativa dell’Associazione è situata in Lugo, Via Cento nr. 42, dove vengono conservati a cura del Presidente i documenti associativi (Atto costitutivo – Statuto – Regolamento).

A cura del  SEGRETARIO:

–          l’Elenco Soci,

–          le convocazioni e i verbali delle Assemblee dei Soci , CON ELENCO DEI PARTECIPANTI,

–          le convocazioni e i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo,

–          tutti i documenti prodotti dall’Assemblea e dal Consiglio Direttivo,

–         ogni altro registro o documento obbligatorio per legge.

A cura del TESORIERE:

–          la documentazione dei rimborsi spese e delle spese dell’Associazione,

–          i bilanci/rendiconti dell’Associazione,

–          copie delle  ricevute emesse per il Tesseramento dei Soci e  per Contribuzioni Liberali, fatture,

–         qualsiasi altro documento obbligatorio per legge.

Per ragioni di sicurezza è costituto il registro delle persone che detengono le chiavi di accesso della sede operativa e sarà aggiornato dal Segretario.

ART. 2 – SCOPO

Vedi Art. 2 dello Statuto

ART. 3 – ATTIVITÀ

Vedi Art. 3 dello Statuto

IN AGGIUNTA:

–       L’Associazione non essendo istituzionalmente una proiezione operativa dipendente dall’Amministrazione Comunale, non è responsabile delle scelte e degli orientamenti di fondo dei Gemellaggi e dei vari Patti Internazionali, dei quali rimane sempre unico responsabile il Comune di Lugo come descritto dal suo “Regolamento per il gemellaggio con città estere” (Del. C.C. n. 89/31.08.2000). L’Associazione, e di conseguenza i suoi membri, non svolgono attività istituzionale salvo eventuali deleghe scritte concesse dal Comune di Lugo.

Enunciazioni di principio

Al fine di uniformare la conoscenza dei Soci in merito al significato e perimetro di intervento dell’Associazione, vengono di seguito definiti  i concetti DI PRINCIPIO, FERMO RESTANDO CHE LA COMPETENZA DELLA GESTIONE E’ UNICAMENTE DELLA MUNICIPALITÀ:

Gemellaggio

 –       La gestione del Rapporto di Gemellaggio tra due città si effettua mediante un processo di progressivo “avvicinamento”, le cui fasi sono dettate da procedure ed accordi internazionali;

–       Il Gemellaggio costituisce formale attestazione di relazioni privilegiate fra città di diverse Nazioni finalizzato all’intensificazione di rapporti culturali, sociali, sportivi, politici, turistici, culturali, commerciali, artigianali e industriali con costante riferimento ad una azione comune per la pace, solidarietà, l’incontro fra i popoli e la salvaguardia dei diritti umani;

–       Il Gemellaggio è stipulato, di norma, con città che hanno caratteristiche similari ALLE DUE CITTÀ, per complementarietà di tradizioni, di attività economiche e turistiche, affinità culturali, produttive ed industriali, unite da particolari legami di fatto significativi e duraturi  instauratisi nel tempo tra le due realtà.

Patto di Amicizia

Il Patto di Amicizia è un atto formale di reciprocità con realtà territoriali che, per le particolari caratteristiche geografiche e politiche, rende opportuno:

a)    istituzionalizzare un rapporto permanente di alto valore e significato, ispirato al sostegno per l’autentica libertà dei popoli, la salvaguardia dell’identità etnica, religiosa, culturale, linguistica, storica;

b)    prefigurare una particolare continuità di rapporti preparatori alla conseguente fase del Gemellaggio.

Patto di Fratellanza

Il Patto di Fratellanza  costituisce atto formale di reciprocità con realtà territoriali che per le particolari caratteristiche geografiche e politiche rendono opportuna l’istituzionalizzazione di un rapporto permanente di alto valore e significato ispirato al sostegno per l’autentica libertà dei popoli, la salvaguardia della identità etnica, religiosa, culturale, linguistica, storica.

Relazioni tra l’Associazione e la Municipalità

Le attività dell’Associazione richiedono  un stretto legame con l’Amministrazione Comunale.

Queste relazioni, al fine di poter operare per conto della Municipalità  potranno essere definite tramite la stipula di una CONVENZIONE fra la Municipalità e l’Associazione stessa, la quale definirà:

–       le responsabilità rispettive delle Parti;

–       le modalità di resoconto delle attività svolte da entrambe le Parti;

–       le modalità di supporto economico e di utilizzazione dei fondi pubblici per iniziative europee ed internazionali.

ART. 4 – SOCI

Vedi Art. 4 dello Statuto

IN AGGIUNTA:

Sono ritenute rimborsabili solo le spese previste e preventivamente autorizzate dal Consiglio Direttivo (Presidente e o Tesoriere), per le quali venga prodotta la seguente documentazione dal socio richiedente:

– scontrini ,  ricevute fiscali e fatture;

– pedaggi autostradali, ricevute di mezzi di trasporto;

– rimborsi per carburante automobile: secondo tabella ACI.

Per usufruire del rimborso spese, gli aventi diritto dovranno presentare al Consiglio Direttivo il modulo di rimborso spese (predisposto dal Consiglio stesso) con allegata la documentazione necessaria.

Il Modulo di RIMBORSO spese e tutti gli allegati saranno conservati per il tempo previsto dalla legge dal Tesoriere per il resoconto annuale e per tutte le verifiche necessarie.

ART. 5 – PROCEDURA DI ADESIONE

Vedi Art. 5 dello Statuto

IN AGGIUNTA:

a)    Il Modulo di adesione/iscrizione all’Associazione è da compilare solo al momento della prima iscrizione. Se un anno non viene pagata la quota associativa, l’anno successivo si deve ricompilare il modulo di adesione/iscrizione.

b)    Copia dello Statuto e del Regolamento Interno saranno disponibili alla consultazione dell’aspirante Socio e dei Soci, in forma cartacea presso la Sede Operativa ed  in forma elettronica  sul sito dell’Associazione: https://www.lugogemellaggi.net

c)        Per tutti i Soci, qualunque sia stata la data di iscrizione all’Associazione,  la validità dell’appartenenza scadrà il 31 Dicembre dello stesso anno.

Figli minorenni di Soci

I figli minorenni di uno dei genitori regolarmente iscritto e quindi già Socio, hanno diritto, d’ufficio, a frequentare i locali dell’Associazione, partecipando alle attività dell’Associazione stessa, con proposte da sottoporre al Consiglio Direttivo, comunque previa autorizzazione e firma autografa del genitore Socio.

Iscrizione come Soci Onorari

Il Socio Onorario è nominato unicamente dal Consiglio Direttivo; è iscritto automaticamente senza presentare domanda, deve però fornire i propri dati anagrafici, non ha l’obbligo di pagare la Quota Sociale, può parlare e proporre durante le assemblee, ha diritto di voto ma non può essere eleggibile.

ART. 6 – DIRITTI DEI SOCI

Vedi Art. 6 dello Statuto

ART. 7 – DOVERI DEI SOCI

Vedi Art. 7 dello Statuto

IN AGGIUNTA:

Il Socio può richiedere la variazione dei propri dati alla Segreteria del Consiglio, che provvederà ad aggiornare l’Elenco Soci.

ART. 8 – CESSAZIONE DALLO STATUS DI SOCIO

Vedi Art. 8 dello Statuto

ART. 9 – PATRIMONIO SOCIALE

Vedi Art. 9 dello Statuto

ART. 10 – RENDICONTO ANNUALE

Vedi Art. 10 dello Statuto

ART. 11 – ORGANI DELL’ASSOCIAZIONE

Vedi Art. 11 dello Statuto

ART. 12 – ASSEMBLEA DEI SOCI

Vedi Art. 12 dello Statuto

In AGGIUNTA:

–         LE CONVOCAZIONI DELLE ASSEMBLEE, ORDINARIA E STRAORDINARIA, DOVRANNO ESSERE EFFETTUATE AI SOCI preferibilmente in forma cartacea o telematica, compreso invio tramite App su cellulare.

–          Ogni Socio ha diritto ad un voto, esercitabile anche mediante DELEGA regolarmente FIRMATA dal Socio assente, DA PRESENTARSI AL SEGRETARIO PRIMA DELL’ASSEMBLEA.

–          Una copia del verbale, firmato dal Segretario e dal Presidente, viene conservato in archivio nella sede sociale operativa dell’Associazione, allegando la lista dei nominativi dei Soci presenti.

–          L’Assemblea, tanto Ordinaria che Straordinaria è convocata dal Presidente dell’Associazione e in sua assenza dal Vice Presidente;

Sono previste due modalità di voto:

–          PALESE: Il Presidente enuncia il quesito della votazione e richiede la preferenza dei soci per alzata di mano.

Il Segretario procede al conteggio che è comunicato al Presidente, il quale provvede immediatamente a dichiarare l’esito della votazione.

–          SEGRETA: Vengono preparate delle schede per la votazione. Ciascuna scheda deve contenere il quesito della votazione ed  eventualmente enumerare le possibili scelte.

Il Segretario provvede a consegnare una scheda ad ogni Socio (salvo voto per delega). Le schede vengono raccolte dal Segretario che procede allo spoglio pubblico e al conteggio.

Il Presidente dichiara, infine, immediatamente l’esito della votazione.

ART. 13 – ASSEMBLEA ORDINARIA – COMPETENZE E QUORUM

Vedi Art. 13 dello Statuto

ART. 14 – ASSEMBLEA STRAORDINARIA – COMPETENZE E QUORUM

Vedi Art. 14 dello Statuto

IN AGGIUNTA:

–          Le proposte di modifica dello Statuto devono essere portate a conoscenza dei Soci prima che avvenga l’Assemblea.

ART. 15 – IL CONSIGLIO DIRETTIVO

Vedi Art. 15 dello Statuto

IN AGGIUNTA:

–          Le riunioni del Consiglio Direttivo devono avere cadenza almeno TRIMESTRALE.

–          Quanto verbalizzato durante le riunioni dal/la Segretario/a deve essere riportato in forma cartacea, per l’approvazione immediata o in occasione dell’incontro successivo, firmato da questi e dal Presidente e riposto nell’archivio dell’Associazione. In caso di assenza del/la  Segretario/a, il VERBALE dovrà essere redatto da un sostituto nominato da chi presiede la seduta.

ART. 16 – COMPETENZE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Vedi Art. 16 dello Statuto

ART. 17 – DECADENZA O SOSTITUZIONE MEMBRI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Vedi Art. 17 dello Statuto

IN AGGIUNTA: Regolamento Elettivo

L’Assemblea Elettiva, come primo atto costituisce l’Ufficio Elettorale, composto da un Presidente e da due scrutatori, di cui uno con funzioni di verbalizzante; essi sono eletti fra gli aventi diritto al voto, possibilmente, non debbono figurare tra i candidati.

Le schede di votazione devono essere timbrate con il timbro sociale e firmate dal Presidente dell’Ufficio Elettorale.

Possono votare tutti i Soci in regola con il versamento della quota sociale dell’anno in corso, ogni Socio può avere massimo DUE deleghe firmate da altri Soci anche loro in regola col versamento annuale.

Il Socio si presenta all’ufficio elettorale munito, se non conosciuto, di documento di identità, gli verrà consegnata la scheda, due o tre in caso di deleghe valide.

Ogni elettore dopo aver votato inserisce la scheda nell’apposita urna (contenitore idoneo a contenere il quantitativo di schede) deve apporre la propria firma sull’apposito elenco dei votanti, anche in corrispondenza delle eventuali deleghe di cui sia in possesso.

Nelle operazioni di scrutinio intervengono le norme di legge, in vigore al momento, circa la validità o meno del voto risultante sulle schede votate.

Risultano eletti i candidati che abbiano riportato più preferenze; in caso di parità, prevale il candidato che vanti la maggiore anzianità di adesione all’Associazione Gemellaggi; in caso di ulteriore parità, si procede per sorteggio.

I non eletti, nell’ordine, potranno sostituire gli eletti in caso di successive surroghe.

Al termine dello spoglio dei voti il Presidente dell’Ufficio elettorale dà lettura degli eletti al Consiglio.

Di tutte le operazioni di scrutinio deve essere redatto apposito Verbale, sottoscritto dagli scrutatori, che, unitamente all’elenco dei presenti, deve essere allegato al Verbale dell’Assemblea.

Il Consiglio Direttivo eletto, nella seduta di insediamento, ordinariamente da effettuarsi, nella stessa sede, dopo la proclamazione degli eletti, o comunque il prima possibile entro un massimo di 30 gg dall’Assemblea elettiva, provvede ad eleggere al proprio interno le varie cariche sociali Presidente, Vice Presidente, Segretario, Tesoriere. Le votazioni devono essere effettuate a scrutinio segreto mediante  scheda.

Per l’elezione dei componenti il Consiglio Direttivo si procede  nei seguenti modi:

a)    se ci sono candidati conosciuti prima dell’inizio dell’Assemblea

1)    Ogni candidato da eleggersi nel Consiglio deve già avere pagato la quota associativa prima di  sottoscrivere la propria candidatura, che deve essere consegnata alla Presidenza  almeno 5 giorni prima dell’Assemblea elettiva.

2)    La candidatura deve essere formalizzata su carta e firmata.

3)    Ogni altra forma di presentazione viene automaticamente considerata nulla.

4)    La disposizione delle candidature sulle schede viene stabilita secondo l’ordine alfabetico dei candidati.

5)    A seconda delle adesioni ricevute l’Assemblea Soci stabilirà quanti dovranno essere i nominativi minimi/massimi da votare

6)    L’elettore dovrà segnare sulla scheda una croce in corrispondenza del numero di riferimento  o del cognome/nome dei candidati prescelti

b)     se non ci sono candidati conosciuti prima dell’Assemblea

1)     Si predispongono delle schede con 15 righe

2)     In Assemblea si prendono delle adesioni che vengono scritte su un cartellone, nel caso in cui non si candidi nessuno, sono eleggibili tutti i Soci Ordinari in regola con il tesseramento dell’anno in corso.

3)     A seconda delle adesioni ricevute l’Assemblea Soci stabilirà quanti dovranno essere i nominativi minimi/massimi da votare, nel caso in cui non ci siano adesioni, il numero è stabilito i  base al numero dei soci.

4)     L’elettore dovrà segnare sulla scheda il Cognome, in caso di omonimia Cognome e Nome, dei singoli candidati che intende votare

ART. 18 – IL PRESIDENTE E IL VICE PRESIDENTE

Vedi Art. 18 dello Statuto

ART. 19 – SEGRETARIO E TESORIERE

Vedi Art. 19 dello Statuto

Rendicontazione di cassa.

La gestione della cassa è a cura del Tesoriere.

Questi conserva un registro delle entrate e delle uscite, con le relative documentazioni, il registro può anche essere a fogli mobili se fatto elettronicamente.

Il Tesoriere aggiorna i membri del Consiglio Direttivo, durante le sedute, sull’andamento dell’Associazione, entrate e uscite e saldo cassa e banca, qualora abbiano avuto movimenti.

ART. 20 – LIBRI SOCIALI E REGISTRI

Vedi Art. 20 dello Statuto

ART. 21 – PRESTAZIONI DEI SOCI E VOLONTARI

Vedi Art.21 dello Statuto

ART. 22 – DISPOSIZIONE FINALE

Vedi Art.22 dello Statuto

IN AGGIUNTA:

Logo dell’Associazione

I Soci, nello svolgimento della loro attività per l’Associazione, possono adottarne il marchio, solo nel caso di documentata autorizzazione  da parte del Consiglio Direttivo. Il suddetto marchio non può essere riprodotto, esposto al pubblico e diffuso a terzi senza preventiva autorizzazione del Consiglio Direttivo.

Il presente Regolamento Versione Revisione 02

approvato dal Consiglio Direttivo nella riunione del 20 aprile 2023

entra immediatamente in vigore.